Der smarte Weg zu mehr Effizienz -
mit und ohne KI

Künstliche Intelligenz (KI) ist in aller Munde. KI hier, KI da - fast als wäre es der heilige Gral des Marketings. Und ich gebe zu: Ich lebe und liebe es, mit KI zu arbeiten. Die tollen Tools, die uns so vieles erleichtern, faszinieren mich jeden Tag aufs Neue. Doch während ich mich in den Möglichkeiten der KI verliere, wird mir immer wieder etwas klar: KI, zumindest in ihrer heutigen Form, existiert erst seit dem 30. November 2022 - dem Tag, an dem ChatGPT der Öffentlichkeit vorgestellt wurde. Automatisierung hingegen? Die gibt es schon ewig. Und sie ist oft die Lösung, nach der viele suchen, wenn sie von KI sprechen.

In den letzten Wochen und Monaten - fast zwei Jahre sind es jetzt - habe ich eine wichtige Erkenntnis gewonnen: KI ist nicht immer die Antwort. Manchmal ist es die gute alte Automatisierung, die uns weiterhilft. Und manchmal - jetzt haltet euch fest - ist die beste Lösung, gar nichts zu automatisieren.

Diese Erkenntnis war für mich wie ein Aha-Moment. Mir wurde klar, dass die Relation beim Aufwand stimmen muss. Dass es zum Beispiel bei Social-Media-Posts Menschlichkeit braucht und Kontrolle. Der Autopilot ist da nicht komplett angesagt.

In einer Welt, die von Hypes und dem ständigen Drang nach dem "Neuesten und Besten" getrieben wird, ist es leicht, den Überblick zu verlieren. Aber als jemand, der tagtäglich mit kleinen und mittelständischen Unternehmen arbeitet, weiß ich: Es geht nicht darum, jedem Trend hinterherzulaufen. Es geht darum, das Richtige zur richtigen Zeit zu tun.

In diesem Artikel möchte ich mit Dir meine Erfahrungen teilen und Dir zeigen, wie Du Automatisierung - mit oder ohne KI - sinnvoll in Deinem Marketing einsetzen kannst. Ich werde Dir erklären, wann Automatisierung Sinn macht, wann KI ins Spiel kommen sollte und wann es besser ist, die Dinge manuell zu erledigen.

Dabei werden wir auch einen Blick auf einige meiner Lieblingstools werfen - von Automatisierungsplattformen wie Make oder Zapier bis hin zu den oft unterschätzten Möglichkeiten von Excel und Serienbriefen. Denn auch das ist eine Form der Automatisierung, die oft übersehen wird.

Lass uns gemeinsam einen Blick hinter den Hype werfen und herausfinden, wie Du wirklich effizienter arbeiten kannst - ganz gleich, ob Du ein kleines Unternehmen leitest oder als Einzelunternehmer unterwegs bist.

Nachdem wir die Grundlagen der Automatisierung und ihre Vor- und Nachteile besprochen haben, möchte ich nun einige konkrete Anwendungsfälle vorstellen, die besonders für kleine Unternehmen und Einzelunternehmer relevant sind.

Ein Paradebeispiel für sinnvolle Automatisierung sind permanent vorkommende Prozesse. Nehmen wir das Beispiel der Verarbeitung von Transkripten:

Automatisierte Transkriptverarbeitung:

1. Ausgangssituation: Du hast regelmäßig Calls oder Meetings, die aufgezeichnet werden.
2. Herausforderung: Die manuelle Zusammenfassung und Weiterleitung der Transkripte ist zeitaufwendig.
3. Automatisierungslösung mit Make:
   • Schritt 1: Das Transkript wird automatisch erstellt (z.B. durch ein Tool wie Whisper.ai oder Otter.ai) und in einen Google-Ordner geladen.
   • Schritt 2: KI-Zusammenfassung des Transkripts mit einem Playground-Assistant.
   • Schritt 3: Die Zusammenfassung wird automatisch in einen festgelegten Ordner gespeichert.
   • Schritt 4: Eine E-Mail mit der Zusammenfassung und dem Link zum vollständigen Transkript wird an relevante Teammitglieder per eMail versandt.
4. Vorteile: Zeitersparnis, Konsistenz in der Dokumentation, verbesserte Team-Kommunikation.

Dieser Prozess lässt sich mit Tools wie Make oder Zapier relativ einfach einrichten und spart langfristig enorm viel Zeit.

Weitere praxisnahe Anwendungsfälle für Automatisierung oder KI-Einsatz im Marketing sind:

1. E-Mail-Marketing-Automatisierung:
   • Automatische Willkommens-E-Mail-Sequenz für neue Newsletter-Abonnenten
   • Personalisierte Follow-up-E-Mails basierend auf Kundenverhalten
2. Social Media Management:
   • Automatisches Reposting von Blog-Inhalten auf verschiedenen Social-Media-Plattformen
   • Automatisierte Antworten auf häufige Fragen in den Kommentaren
3. Content-Erstellung und -Planung:
   • KI-gestützte Generierung von Content-Ideen basierend auf Trendanalysen
   • KI-unterstützte Erstellung von Blog-Outlines oder ersten Entwürfen
4. Kundenservice:
   • Chatbots für die Beantwortung häufiger Fragen
   • Automatische Ticketzuweisung basierend auf Schlüsselwörtern in Kundenanfragen
5. Datenanalyse und Reporting:
   • Automatische Erstellung und Versand von wöchentlichen oder monatlichen Performance-Reports
   • KI-gestützte Analyse von Kundenfeedback zur Identifikation von Verbesserungspotentialen

Bei all diesen Anwendungsfällen ist es wichtig, den menschlichen Aspekt nicht zu vernachlässigen. Automatisierung sollte als Unterstützung dienen, nicht als vollständiger Ersatz für menschliche Interaktion und Kreativität.

Die Einführung von Automatisierung in Deinem Unternehmen kann anfangs überwältigend erscheinen, aber mit einem strukturierten Ansatz kann der Prozess reibungslos und effektiv gestaltet werden.

Hier ist ein detaillierter Leitfaden, der Dir dabei helfen wird:

1. Bedarfsanalyse und Zielsetzung
   • Führe eine gründliche Analyse Deiner Geschäftsprozesse durch. Identifiziere Aufgaben, die:
     • Zeitaufwändig sind
     • Regelmäßig wiederkehren
     • Fehleranfällig bei manueller Ausführung sind
     • Wenig kreative Entscheidungen erfordern
   • Definiere klare, messbare Ziele für Deine Automatisierungsbemühungen, zum Beispiel:
     • 30% Zeitersparnis bei der Erstellung von Monatsberichten
     • Reduzierung von Dateneingabefehlern um 50%
     • Verkürzung der Reaktionszeit auf Kundenanfragen auf unter 1 Stunde
2. Auswahl geeigneter Tools
   • Recherchiere verschiedene Automatisierungstools und vergleiche ihre Funktionen.
   • In diesem Leitfaden konzentrieren wir uns auf Make.com, ein leistungsstarkes und flexibles Tool für Workflow-Automatisierung.
   • Vorteile von Make:
     • Visuelle, intuitive Benutzeroberfläche
     • Breite Palette an Integrationen (1000+ Apps)
     • Skalierbare Preisstruktur, ideal für wachsende Unternehmen
     • Robuste Datenverarbeitungsfähigkeiten
       
       
3. Planung der Implementierung
   • Skizziere den Workflow, den Du automatisieren möchtest. Sei so detailliert wie möglich. Nutze dazu Papier und Stift... oder ein Miro-Board.
   • Beispiel: Automatisierung des Onboarding-Prozesses für neue Kunden
     1. Kunde füllt Formular auf Website aus
     2. Daten werden in CRM eingetragen
     3. Willkommens-E-Mail wird versendet
     4. Aufgabe für Kundenbetreuer wird erstellt
     5. Erinnerung für Follow-up nach 7 Tagen wird gesetzt
   • Identifiziere alle benötigten Integrationen (z.B. Formular-Tool, CRM, E-Mail-Marketing-Plattform, Aufgabenmanagementsystem)
   • Erstelle einen realistischen Zeitplan für die Implementierung, der Raum für unerwartete Herausforderungen lässt
     
     
4. Testphase
   • Beginne mit einem kleinen, überschaubaren Prozess.
   • Nutze die Make-Oberfläche, um Deinen Workflow Schritt für Schritt aufzubauen:
     • Beginne mit dem auslösenden Ereignis (z.B. Formularübermittlung)
     • Füge nacheinander die nötigen Aktionen hinzu
     • Nutze Filter und Bedingungen, um den Workflow zu verfeinern
   • Teste gründlich mit Testdaten, bevor Du den Prozess live schaltest
   • Achte besonders auf Fehlerfälle und wie der Workflow darauf reagiert
     
     
5. Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Dokumentation
   
   • Organisiere Schulungssessions für Dein Team:
     • Erkläre die Grundlagen von Workflow-Automatisierung
     • Zeige, wie der spezifische automatisierte Prozess funktioniert
     • Demonstriere, wie man einfache Änderungen oder Anpassungen vornehmen kann
   • Stelle Dokumentationen und Anleitungen zur Verfügung
   • Benenne einen "Automatisierungs-Champion" im Team, der als Ansprechpartner dient
     
     
6. Vollständige Implementierung
   • Rolle den automatisierten Prozess schrittweise aus:
     • Beginne mit einer kleinen Gruppe von Nutzern oder Kunden
     • Erweitere allmählich, während Du Feedback sammelst und Anpassungen vornimmst
   • Sei bereit, in der Anfangsphase eng mit dem Team zusammenzuarbeiten und Fragen zu beantworten
   • Halte einen "Notfallplan" bereit, falls unerwartete Probleme auftreten
     
     
7. Kontinuierliche Überwachung und Optimierung
   • Nutze die Analyse-Tools von Make, um die Leistung Deiner Workflows zu überwachen:
     • Achte auf erfolgreiche Durchläufe vs. Fehler
     • Überprüfe die Ausführungszeiten und identifiziere Engpässe
   • Sammle regelmäßig Feedback von Deinem Team und den Endnutzern
   • Sei offen für Verbesserungsvorschläge und implementiere sie zeitnah
   • Plane regelmäßige "Automatisierungs-Reviews", um sicherzustellen, dass Deine Workflows noch optimal funktionieren und mit Deinen Geschäftszielen übereinstimmen

Ein wichtiger Tipp aus meiner Erfahrung: Dokumentiere jeden Schritt Deines Automatisierungsprozesses ausführlich. Erstelle eine Art "Automatisierungs-Playbook" für Dein Unternehmen. Dies hilft nicht nur bei der Fehlersuche, sondern erleichtert auch in ein paar Wochen oder Monaten noch zu wissen, was eingerichtet wurde.

Vergiss nicht: Automatisierung ist ein fortlaufender Prozess. Mit der Zeit wirst Du immer mehr Möglichkeiten entdecken, Deine Abläufe zu optimieren. Bleib neugierig und experimentierfreudig - oft ergeben sich die besten Ideen für Automatisierung aus der täglichen Arbeit heraus.

Die Welt der Marketing-Automatisierung und KI entwickelt sich rasant weiter. Doch es lohnt sich, einen Schritt zurückzutreten und das große Ganze zu betrachten. Digitalisierung ist nach wie vor ein entscheidender Ansatz, der oft übersehen wird, wenn alle von KI sprechen.

Interessanterweise gibt es hier einen wichtigen finanziellen Aspekt zu bedenken: Automatisierung und Digitalisierung sind in vielen Fällen vergleichsweise kostengünstige Lösungen. Mit Tools wie Make oder Zapier lassen sich bereits mit geringem Budget effektive Workflows erstellen. Auch grundlegende Digitalisierungsschritte, wie die Einführung von Cloud-Lösungen oder die Optimierung von Geschäftsprozessen durch digitale Tools, sind oft mit überschaubaren Investitionen umsetzbar.

KI hingegen kann, besonders wenn es um fortgeschrittene Anwendungen geht, deutlich kostenintensiver sein. Die Entwicklung maßgeschneiderter KI-Lösungen, der Einsatz von leistungsfähigen Machine-Learning-Modellen oder die Implementierung von komplexen Analyse-Tools erfordern oft erhebliche finanzielle Mittel. Dazu kommen Kosten für Datenmanagement, Rechenleistung und spezialisiertes Personal. Es unterstreicht die Notwendigkeit, strategisch und kosteneffizient vorzugehen. Oft macht es Sinn, zunächst die Grundlagen durch Digitalisierung und Automatisierung zu optimieren, bevor man in fortgeschrittene KI-Lösungen investiert.

Für kleine und mittlere Unternehmen ergeben sich spannende Möglichkeiten. Hier sind einige Trends, die in naher Zukunft an Bedeutung gewinnen werden:

1. Verstärkte Integration von KI in Automatisierungstools
   • KI-gestützte Analysen werden Entscheidungsprozesse noch stärker unterstützen.
   • Chatbots und virtuelle Assistenten werden intelligenter und können komplexere Aufgaben übernehmen.
     
     
2. Personalisierung auf neuer Ebene
   • Durch fortschrittliche Datenanalyse und maschinelles Lernen wird Hyperpersonalisierung möglich.
   • Kundenansprache wird noch individueller und kontextbezogener.
     
     
3. No-Code und Low-Code Plattformen
   • Diese Plattformen werden noch benutzerfreundlicher, sodass auch Nicht-Techniker komplexe Automatisierungen erstellen können.
   • Die Abhängigkeit von IT-Spezialisten wird weiter reduziert.
     
     
4. Verstärkter Fokus auf Datenschutz und Ethik
   • Mit strengeren Regularien werden Transparenz und ethischer Umgang mit Daten noch wichtiger.
   • Tools zur Gewährleistung von Datenschutz und Compliance werden integraler Bestandteil von Automatisierungslösungen.
     
     
5. Integrierte Marketing-Ökosysteme
   • Verschiedene Marketing-Tools werden noch nahtloser zusammenarbeiten.
   • Ganzheitliche Lösungen, die alle Aspekte des digitalen Marketings abdecken, werden populärer.
     
     
6. Augmented Analytics
   • KI wird nicht nur Daten analysieren, sondern auch bei der Interpretation helfen und Handlungsempfehlungen geben.
   • Auch kleinere Unternehmen können von fortschrittlichen Analysetools profitieren.

Für KMUs bedeuten diese Trends, dass sie Zugang zu immer leistungsfähigeren Tools bekommen werden, die früher nur Großunternehmen vorbehalten waren. Gleichzeitig wird es wichtiger, den Überblick zu behalten und strategisch zu entscheiden, welche Technologien wirklich einen Mehrwert für das eigene Unternehmen bieten.

Mein Rat: Bleib offen für neue Entwicklungen, aber verliere dabei nie die Bedürfnisse Deiner Kunden und die Ziele deines Unternehmens aus den Augen. Technologie sollte immer ein Mittel zum Zweck sein, nicht der Zweck selbst.

Für Einzelunternehmen wie für KMUs bieten diese Entwicklungen enorme Chancen. Besonders die Fortschritte bei No-Code und Low-Code Plattformen werden es auch kleinen Unternehmen ermöglichen, hochkomplexe Automatisierungen umzusetzen. Gleichzeitig sehe ich den verstärkten Fokus auf Datenschutz und Ethik als kritischen Punkt. Unternehmen, die hier proaktiv agieren und Vertrauen aufbauen, werden einen klaren Wettbewerbsvorteil haben.

Mein Rat: Investiere in Weiterbildung – sowohl für Dich als ggf. auch für Dein Team. Künstliche Intelligenz, die Beherrschung der Tools, Prompten Können und auch Automatisierung... das ist nicht nur die Zukunft. Das wird mehr und mehr zur Gegenwart. Je besser Du diese Tools verstehst, desto effektiver kannst Du sie einsetzen.